Hướng dẫn xây dựng thang, bảng lương trong doanh nghiệp

Điều 93 Bộ luật lao động 2019 quy định:

“1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

Để có thể tự xây dựng thang bảng lương đúng chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống thang, bảng lương phù hợp với doanh nghiệp.

- Mức lương tối thiểu: cần lưu ý mức lương thấp nhất theo công việc hoặc chức danh trả cho người lao động trong thang, bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định. Mức lương tối thiểu được áp dụng từ ngày 01/7/2024 được quy định tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP.

- Chia thang, bảng lương làm các bậc lương khác nhau: Bộ luật lao động 2019 không còn bắt buộc khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau tối thiếu là 5%. Do đó, doanh nghiệp được quyền tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Việc xây dựng các bậc lương để tạo động lực cho người lao động; người lao động đáp ứng đủ điều kiện nâng bậc lương sẽ nâng lên bậc cao hơn.

Bước 2: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang, bảng lương. Trình tự thực hiện theo quy định tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

- Người us dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

- Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

- Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

- Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

- Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại;

- Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Đối với doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cũng không buộc phải xin ý kiến của công đoàn cấp trên.

Bước 3. Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng.

Bước 4. Lưu trữ thang bảng lương và hồ sơ giấy tờ liên quan để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bộ luật Lao động năm 2019 không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp thang lương, bảng lương đến cơ quan có thẩm quyền nhưng doanh nghiệp cần tự lưu trữ hồ sơ và giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

* Những vi phạm khi xây dựng thang lương, bảng lương bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;

- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;

- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;

- Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định.